Beratungsleistung · Status-quo- und Produktivitätsanalyse

Backoffice
Performance Check.

Bestehende Teams verstehen. Zusammenarbeit verbessern. Führungskräfte nachhaltig entlasten. Für Geschäftsführer, Direktoren und Führungskräfte mit bestehenden Assistenz-, Office- oder Backoffice-Teams.

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Für wen

Teams, die schon laufen.

Geschäftsführer, Direktoren und Führungskräfte, die eine Assistenz oder ein ganzes Backoffice haben und wissen wollen, wo Zeit liegen bleibt, was besser verteilt gehört und was sich automatisieren lässt.

Das Ziel

Klarheit plus Maßnahmenplan.

Klarheit über Aufgaben, Rollen und Potenziale, mit einem konkreten Maßnahmenplan. Leitgedanke: Nicht einzelne Menschen werden bewertet, sondern das Zusammenspiel aus Führung, Aufgaben, Prozessen und Team wird optimiert.

Status-quo-Analyse

Das Backoffice
unter der Lupe.

Der aktuelle Ist-Zustand wird systematisch erfasst und bewertet, als Grundlage für jede Verbesserung.

ProduktivitätWie produktiv ist das Backoffice heute?Auslastung, Aufgabenmix, Prioritäten und Engpässe
EffizienzWie effizient wird aktuell gearbeitet?Abläufe, Schnittstellen, Doppelarbeiten, Abstimmungsaufwand
AutomatisierungWas läuft noch manuell?Prozesse, die sich durch KI und Automatisierung vereinfachen lassen
PotenzialeWie viel Zeit ist drin?Einsparpotenzial für Führung und Team durch smartere Organisation
Ablauf

Fünf Schritte.

Vier Termine mit dir und deinem Team, eine Ausarbeitung durch uns. Insgesamt etwa drei Wochen.

  1. 1
    Auftaktgespräch TerminTeamaufbau, Zuständigkeiten, Tools, Engpässe und Ziele erfassen.
    1 Std. · Führungskraft
  2. 2
    Mitarbeitergespräche und Persönlichkeitstests TerminAufgaben, Arbeitsweise, Zeitaufwand, Stärken und Herausforderungen verstehen, ergänzt durch AEC-DISC-Analyse und 16-Personalities-Test (Testkosten separat).
    1 Std. je Mitarbeiter
  3. 3
    Prozess- und Automatisierungsanalyse TerminGemeinsam prüfen, welche Prozesse noch manuell laufen und wo Optimierung oder Automatisierung Zeit spart. Teilnahme des Teams empfohlen.
    1 Std. · Team + KI-Spezialist
  4. 4
    Auswertung und Ausarbeitung AuswertungErkenntnisse zusammenführen, Produktivität bewerten, Zeitfresser identifizieren, Verbesserungs- und Automatisierungsvorschläge ausarbeiten.
    2 Std. + 1 Std. je weiterem MA · 1 Std. KI-Spezialist
  5. 5
    Abschluss- und Strategiegespräch TerminErgebnisse vorstellen, Maßnahmen priorisieren und nächste Schritte zur Umsetzung festlegen.
    1,5 Std. · Führungskraft
Das Ergebnis

Drei Dinge,
die du in der Hand hast.

ZusammenfassungDie konkrete Situation auf einen Blick: Stärken, Engpässe, Produktivitäts- und Einsparpotenziale.
HandlungsempfehlungenJe Kategorie: Aufgaben und Rollen, Prozesse und Automatisierung, Kommunikation, Organisation.
UmsetzungsangebotWie Assistant Plus als Team und als Unternehmen konkret bei der Umsetzung unterstützen kann.
Investition

Transparent kalkuliert,
nach Teamgröße.

Der Aufwand hängt von der Zahl der Mitarbeitenden ab: Jeder Mensch im Team bekommt ein eigenes Gespräch und eine eigene Auswertung. Deshalb nennen wir dir den Preis im Erstgespräch, nachdem wir dein Team kennen. Persönlichkeitstests, Reisekosten und Umsetzungsbegleitung werden separat ausgewiesen.

Add-on
Einarbeitungs- und Intensivierungsphase

Nahtloser Übergang in die gemeinsame Umsetzung der Verbesserungsvorschläge, nach individuellem Angebot.

Empfehlung
Jährlicher Backoffice-Check

Einmal im Jahr wiederholen: Haben sich die Punkte verbessert, wo sind neue Potenziale entstanden?

Datenschutz und Fairness: Die Analysen dienen der Teamentwicklung, nicht der Leistungsbewertung einzelner. Zweck, Freiwilligkeit und datenschutzkonforme Verarbeitung werden vorab geklärt.

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